Ein Outlook Add-in für Anwälte muss aus einer Mandantenmail eine fachlich tragfähige Antwort machen. CASUS verbindet dafür die geöffnete E-Mail und ihre lesbaren Anhänge mit dem Aktenkontext eines Dossiers. Du klärst widersprüchliche Vertragsfassungen, prüfst die vorgeschlagene Antwort und öffnest sie im Outlook-Antwortfenster. Den Versand bestimmst du.
Der praktische Nutzen zeigt sich bei einer typischen Anfrage: Die Mandantin möchte einen Vertrag beenden und schickt eine scheinbar eindeutige Klausel mit. In der Akte liegt allerdings ein späterer Nachtrag. Eine sprachlich überzeugende Antwort auf Grundlage des Anhangs wäre dann möglicherweise inhaltlich falsch. Genau diese Verbindung zwischen Korrespondenz, Vertragsstand und Formulierung ist der Ausgangspunkt für das CASUS Outlook Add-in.
Der Mandatsfall: Eine Kündigungsfrage mit zwei Vertragsständen
Das folgende Arbeitsbeispiel ist fiktiv. Die Vertragsauszüge und Antwortformulierungen sind eigens für diesen Artikel erstellt.
Die Mandantin schreibt am 2. November: "Wir möchten den Liefervertrag zum Jahresende beenden. Nach der beigefügten Fassung müssten vier Wochen reichen. Kannst du die Kündigung vorbereiten? Die Lieferqualität ist seit Monaten unbefriedigend."
Für die Bearbeitung sind drei Unterlagen relevant:
E-Mail-Anhang, Vertragsentwurf vom 15. Januar: Ziffer 10.2 sieht eine ordentliche Kündigung mit vier Wochen zum Monatsende vor. Der Anhang ist ein Entwurf ohne Unterschriften.
Unterzeichneter Rahmenvertrag vom 20. Januar im Dossier: Ziffer 10.2 nennt drei Monate zum Quartalsende und eine gesonderte Mindestlaufzeit.
Unterzeichneter Nachtrag vom 12. Juni im Dossier: Ziffer 2 setzt die Mindestlaufzeit bis zum 31. März 2027 fest. Im Übrigen bleibt die Kündigungsregelung des Rahmenvertrags bestehen.
Die juristische Aufgabe besteht somit aus mehreren Entscheidungen: Welche Fassung wurde vereinbart? Welche Bestimmung hat der Nachtrag tatsächlich geändert? Welcher ordentliche Beendigungstermin kommt danach in Betracht? Und begründen die behaupteten Liefermängel einen anderen Ansatz, der gesondert geprüft werden muss?
Eine Zusammenfassung der letzten E-Mail beantwortet diese Fragen nicht. Ebenso wenig genügt es, nur nach "Kündigungsfrist" zu suchen und den ersten passenden Satz zu übernehmen. Der Mehrwert liegt darin, die Anfrage mit dem richtigen Vertragsstand zu bearbeiten und der Mandantin eine konkrete nächste Handlung vorzuschlagen.
1. Die Anfrage und den Anhang gemeinsam bearbeiten
Du öffnest die Mandantenmail und den CASUS-Seitenbereich in Outlook. Der dokumentierte Ablauf bezieht die offene E-Mail und lesbare Anhänge in die Unterhaltung ein. Damit steht die eigentliche Anfrage neben dem Dokument, auf das die Mandantin ihre Annahme stützt.
Im Beispiel sollte die erste Arbeitsfrage bereits die Mandantenposition und den gewünschten Termin enthalten: "Wir vertreten die Bestellerin. Prüfe die Grundlage ihrer Annahme, zum 31. Dezember kündigen zu können. Unterscheide den beigefügten Entwurf vom vereinbarten Vertragsstand."
Lass dir zunächst benennen, welche Unterlagen tatsächlich vorliegen. Die Produktbeschreibung nennt PDF, Word-Dokumente und angehängte E-Mails. Ein Cloud-Link im Nachrichtentext oder ein eingebettetes Bild ist damit nicht automatisch eine gelesene Vertragsquelle. Fehlt der erwähnte Nachtrag, muss er als Quelle zugänglich gemacht werden, bevor eine Antwort darauf aufbaut.
Auch innerhalb eines lesbaren Anhangs zählt der Inhalt: Eine fehlende Unterschriftenseite, eine unvollständige Anlage oder ein nicht ausgefülltes Datumsfeld kann die Aussagekraft begrenzen. Der Dateiname "final" klärt nicht, ob diese Fassung tatsächlich vereinbart wurde. Prüfe diese Frage anhand der vorhandenen Unterlagen und des Mandatswissens.
2. Den Nachtrag aus der Akte einbeziehen
Wenn die massgeblichen Vertragsunterlagen bereits in einem CASUS-Dossier liegen, wählst du dieses als Kontext für die Outlook-Unterhaltung. Die aktuelle Produktdokumentation beschreibt den Abgleich einer E-Mail mit den Dossier-Dateien samt Quellenbezug. Für den vorliegenden Fall lautet der Auftrag, die Kündigungsannahme am unterzeichneten Vertrag und am Nachtrag zu prüfen.
Eine geeignete Arbeitsanweisung ist: "Prüfe Mindestlaufzeit, ordentlichen Kündigungstermin und Kündigungsfrist anhand der vereinbarten Fassungen. Nenne die einschlägigen Klauseln. Halte die Frage einer Kündigung wegen Liefermängeln separat und benenne, welche Informationen dafür fehlen."
Bei der Durchsicht der Antwort kontrollierst du drei Punkte:
Vertragsstand: Die vierwöchige Frist stammt aus dem beigefügten Entwurf. Für die Vereinbarung liegt eine andere Regelung vor.
Änderungsumfang: Der Nachtrag ersetzt die Mindestlaufzeit. Daraus folgt nicht, dass er auch die Dreimonatsfrist oder den Quartalsendtermin beseitigt.
Prüfungsgrenze: Die ordentliche Kündigung und mögliche Rechte wegen Leistungsstörungen haben unterschiedliche Voraussetzungen. Eine Aussage über den ordentlichen Termin erledigt die zweite Frage nicht.
Öffne die genannten Quellenstellen und lies die Bestimmungen im Zusammenhang. Achte insbesondere auf Rangfolgeklauseln, Definitionen, spätere Vereinbarungen und den Umfang der Unterschriften. Bei der offenen E-Mail ist der aktuelle Anhang die Quelle für das, was die Mandantin geschickt hat. Für den vereinbarten Vertragsinhalt ist dagegen seine rechtliche Stellung gegenüber den unterzeichneten Unterlagen zu klären. Diese beiden Fragen darf die Antwort nicht vermischen.
Der Dossier-Abgleich ist als Leseaufgabe angelegt. Die zugrunde liegenden Verträge werden dadurch nicht geändert, und die Auswahl eines Dossiers legt die offene E-Mail nicht automatisch dort ab. Das hilft, Korrespondenzbearbeitung und Aktenpflege bewusst zu steuern.
3. Aus der Vertragslage eine brauchbare Mandantenantwort machen
Aus den ausdrücklich vorgegebenen Unterlagen des Beispiels lässt sich eine begrenzte Aussage vorbereiten: Der Entwurf trägt die gewünschte ordentliche Beendigung zum Jahresende nicht. Die dokumentierte Mindestlaufzeit reicht bis zum 31. März 2027. Ein späterer Nachtrag oder eine einvernehmliche Aufhebung ist damit noch nicht ausgeschlossen.
Für die Antwort brauchst du zudem die praktische Konsequenz. Die Mandantin soll verstehen, weshalb du die gewünschte Kündigung nicht einfach aus dem Anhang übernimmst und welche Unterlagen du für die zweite Handlungsoption benötigst. Ein möglicher, von uns formulierter Antwortentwurf lautet:
"Die beigefügte Fassung ist ein Vertragsentwurf. Im unterzeichneten Rahmenvertrag ist eine Kündigungsfrist von drei Monaten zum Quartalsende vorgesehen. Der Nachtrag vom 12. Juni legt die Mindestlaufzeit bis zum 31. März 2027 fest und lässt die übrige Kündigungsregelung bestehen. Auf dieser Grundlage ist eine ordentliche Beendigung zum 31. Dezember 2026 nicht vorgesehen. Den frühestmöglichen Termin und den erforderlichen Zugang einer Kündigung kläre ich anhand der vollständigen Vertragslage. Für die gesonderte Prüfung der Liefermängel benötige ich bitte die betroffenen Lieferungen, die bisherigen Beanstandungen und die Reaktionen der Lieferantin."
Diese Formulierung ist ein Arbeitsmuster für die angegebenen Beispielklauseln. Sie behauptet weder eine abschliessend berechnete Zugangsfrist noch eine Prüfung sämtlicher Beendigungsrechte. Bei einem echten Mandat klärst du insbesondere das anwendbare Recht, Formvorgaben, den richtigen Erklärungsempfänger und zusätzliche Abreden.
Die Quellenbezüge bleiben für deine fachliche Kontrolle verfügbar. Die Mandantenmail selbst sollte die entscheidenden Unterlagen verständlich benennen und die Handlung erklären. Interne Fundstellenmarker oder eine lange Aufzählung aller gelesenen Dateien machen die Antwort nicht besser.
CASUS bietet für Antwortentwürfe die Aktion "Reply" beziehungsweise "Antworten" an. Sie öffnet den Entwurf im Outlook-Antwortfenster. Dort prüfst du Empfänger, Anhänge und Wortlaut im tatsächlichen Nachrichtenkontext und entscheidest über den Versand.
4. Den eigenen Entwurf an den entscheidenden Stellen verbessern
Vielleicht hast du die Antwort bereits selbst geschrieben. Dann muss aus der vorhandenen Formulierung kein vollständig neuer Text werden. CASUS beschreibt für eigene Outlook-Entwürfe einzelne Änderungsvorschläge, die du gezielt übernehmen kannst.
Nimm diesen Beispielsatz: "Eine Kündigung zum Jahresende ist ausgeschlossen; deshalb bestehen keine weiteren Ansprüche gegen die Lieferantin."
Der Satz verbindet zwei unterschiedliche Fragen und geht in seiner zweiten Hälfte über die untersuchte Vertragslage hinaus. Eine präzisere Fassung wäre: "Nach dem vorliegenden Vertragsstand ist eine ordentliche Beendigung zum Jahresende nicht vorgesehen. Mögliche Rechte wegen der Liefermängel prüfen wir gesondert."
Damit wird die Aussage nicht bloss höflicher. Sie grenzt ihren Gegenstand ein, vermeidet einen unbeabsichtigten Verzicht auf weitere Prüfungen und nimmt den tatsächlichen Anlass der Mandantenanfrage auf. Genau solche Änderungen solltest du begründen lassen: Welche Aussage wird präzisiert, welche unbelegte Folgerung entfernt und welche offene Frage bleibt bestehen?
Die dokumentierten Vorschlagskarten erlauben eine Übernahme einzelner Passagen. Prüfe danach die vollständige Antwort einschliesslich Signatur und zitierter Korrespondenz. Ein sprachlich glatterer Satz ist kein Grund, eine weitergehende rechtliche Aussage zu akzeptieren.
Warum CASUS hier in den Kanzleialltag passt
Der fachliche Vorteil dieses Arbeitsablaufs liegt in der Verbindung der vorhandenen Arbeitsmittel. Die Anfrage beginnt in Outlook. Der Anhang erklärt die Annahme der Mandantin. Das Dossier liefert den Aktenkontext. Die Antwort wird im Nachrichtenfenster fertiggestellt, in dem du ohnehin über den Versand entscheidest.
CASUS ist ein juristischer Arbeitsplatz mit Dokumentarbeit und Recherche; der AI-Chat unterstützt Rückfragen und Formulierungen innerhalb dieser Arbeit. Eine Outlook-Unterhaltung lässt sich laut Produktbeschreibung auch in der CASUS-Web-App fortsetzen. So bleibt eine komplexere Anschlussfrage nicht auf die Breite des Outlook-Seitenbereichs beschränkt.
Für die Kanzlei zählt dabei die konkrete Aufgabe: eine falsche Vertragsannahme korrigieren, den richtigen Vertragsstand heranziehen und eine verständliche Antwort mit einem nächsten Schritt formulieren. Eine pauschale Zeitersparnis oder eine garantierte Fehlerfreiheit braucht diese Empfehlung nicht.
Den Outlook-Einsatz im Team einführen
Stimme mit CASUS die eingesetzte Outlook-Version, die Postfachkonfiguration und die Einführung für dein Team ab. Die aktuelle Produktseite sieht dafür eine persönliche Vorstellung und gemeinsame Planung vor. Sie ist keine Zusage, dass jede Outlook-Umgebung ohne Abklärung identisch funktioniert.
Beginne mit einer freigegebenen Beispielmail und einem passenden Dossier. Entscheidend sind die Auswahl der richtigen Vertragsfassung, eine sauber begrenzte Antwort und die sichere Übergabe in das Antwortfenster. Ein zusätzlicher Zugriff auf andere Nachrichten im Postfach ist gesondert von der Bearbeitung der offenen E-Mail zu betrachten und hängt von Verbindung und Freischaltung ab.
Für vertrauliche Mandantenkorrespondenz prüfst du die für euren Outlook-Einsatz geltenden Vertrags- und Datenschutzunterlagen sowie die Vorgaben zum Anwaltsgeheimnis. Die CASUS-Sicherheitsinformationen sind ein Einstieg in diese Anbieterklärung. Eine allgemeine Word- oder Web-Beschreibung allein beantwortet den konkreten Outlook-Scope nicht.
Starte mit CASUS und kläre den Outlook-Einsatz für dein Kanzleiteam.
FAQ
Wie hilft CASUS bei einer Mandantenmail mit Vertragsanhang?
CASUS bezieht die geöffnete E-Mail und lesbare Anhänge in die Unterhaltung ein und unterstützt einen Antwortentwurf. Mit einem gewählten Dossier lässt sich zusätzlich die Aktenlage heranziehen. Du prüfst Vertragsstand, Quellen und Aussageumfang und entscheidest über die Antwort.
Wie gehe ich mit einem widersprechenden Nachtrag um?
Kläre, ob der Nachtrag vereinbart wurde, welche Bestimmungen er ersetzt und welche unverändert bleiben. Lass dir die relevanten Stellen nennen und lies sie im Zusammenhang. Ein jüngeres Dateidatum oder der Name "final" beweist die Verbindlichkeit einer Fassung nicht.
Liest das Add-in automatisch mein ganzes Postfach?
Die offene E-Mail und ihre Anhänge sind vom zusätzlichen Zugriff auf andere Postfachinhalte zu unterscheiden. Für weitere Nachrichten braucht es die entsprechende Verbindung und Freischaltung. Gehe nicht davon aus, dass ein früherer E-Mail-Verlauf bereits berücksichtigt wurde.
Welche Anhänge und Links werden berücksichtigt?
Die aktuelle Produktbeschreibung nennt PDF, Word-Dokumente und angehängte E-Mails in EML- oder MSG-Form. Cloud-Links und eingebettete Bilder werden nicht automatisch wie gelesene Vertragsdokumente behandelt. Prüfe, welche Unterlagen tatsächlich verfügbar sind, und ergänze fehlende Quellen.
Verändert der Aktenabgleich die Dateien im Dossier?
Der Outlook-Abgleich verwendet das Dossier als lesbaren Aktenkontext. Die zugrunde liegenden Quelldokumente werden dabei nicht geändert. Eine offene E-Mail wird durch die Dossier-Auswahl auch nicht automatisch zur Akte hinzugefügt; die Ablage steuerst du bewusst.
Versendet CASUS die vorgeschlagene Antwort?
Nein. Die Antwortfunktion öffnet den Entwurf im Outlook-Antwortfenster. Du prüfst den Text, die Empfänger und die Anhänge und sendest selbst. Ein erzeugter Antwortentwurf ist noch keine versandte Nachricht.
Kann ich meine eigene Antwort passageweise überarbeiten?
Ja. Die Produktbeschreibung sieht einzelne Vorschlagskarten für den eigenen Entwurf vor. Du entscheidest über die Übernahme der jeweiligen Passage. Kontrolliere besonders, ob die Änderung eine rechtliche Aussage erweitert oder eine noch offene Frage unbemerkt abschliesst.
