Wer Verträge prüft, arbeitet am Ende fast immer in Microsoft Word. Genau dort entstehen aber auch die meisten Reibungsverluste: Versionsstände, Copy-Paste, kaputte Formatierung, falsche Nummerierung und das mühsame Einpflegen von Standardklauseln. Legal AI kann hier enorm helfen – wenn sie nicht neben dem Dokument stattfindet, sondern im Dokument.
In diesem Beitrag zeige ich drei Workflows, die sich in Kanzleien und In-House-Teams besonders bewährt haben: Benchmark, Proofread und Chat Actions – jeweils mit dem Fokus darauf, wie das mit dem CASUS Word Add-in effizient und nachvollziehbar funktioniert.
Warum „in Word“ der entscheidende Unterschied ist
Wo Zeit in der Praxis verloren geht
Die meisten Teams verlieren Zeit nicht beim „Denken“, sondern bei den Schritten dazwischen. Ein paar typische Situationen kennst du sicher:
Du bekommst die dritte Version eines Vertrags, sollst die Änderungen nachvollziehen – und gleichzeitig prüfen, ob neue Risiken entstanden sind. Oder du lässt dir von einem Tool eine Formulierung vorschlagen, kopierst sie nach Word, und plötzlich stimmt die Nummerierung nicht mehr, der Stil ist inkonsistent oder Verweise passen nicht. Dazu kommen Kommentare im Dokument, interne Abstimmungen und das ständige Hin- und Her zwischen „Analyse“ und „Umsetzung“.
Das führt zu einem Muster: AI liefert Text, aber du musst die eigentliche Arbeit – Einfügen, Platzieren, Formatieren, konsistent machen – trotzdem manuell erledigen.
Was ein Word-Workflow liefern muss
Ein wirklich produktiver Legal-AI-Workflow in Word muss deshalb drei Dinge sauber abbilden:
Erstens Platzierung: Änderungen müssen an der richtigen Stelle passieren – nicht irgendwo in einer separaten Chatantwort.
Zweitens Struktur: Nummerierung, Formatvorlagen und Logik des Dokuments dürfen nicht zerbrechen.
Drittens Nachvollziehbarkeit: Du musst verstehen, warum ein Hinweis kommt und woher er stammt – idealerweise mit klaren Fundstellen, damit du schnell verifizieren kannst.
Wenn diese drei Punkte sitzen, wird Legal AI nicht zu „noch einem Tool“, sondern zu einem echten Beschleuniger im bestehenden Workflow.
Workflow 1: Benchmark – Verträge gegen euren Standard prüfen
Wofür Benchmarking am meisten bringt
Benchmarking ist der schnellste Weg, um aus „Wir haben Standards“ wirklich einen skalierbaren Prozess zu machen. Besonders stark ist das bei Vertragstypen, die häufig vorkommen und bei denen Teams klare Präferenzen haben: NDAs, DPAs/AVVs, MSAs/Service Agreements und – je nach Teamgrösse – auch SPAs oder andere Transaktionsdokumente.
Der Kernnutzen: Du misst ein Dokument nicht nur „gegen Bauchgefühl“, sondern gegen einen definierten Referenzstandard. Das hilft enorm, wenn mehrere Personen am Review arbeiten, wenn neue Teammitglieder dazukommen oder wenn ihr intern sauber dokumentieren wollt, warum eine Abweichung akzeptiert wurde.
So läuft es in Word ab
Du wählst euren Standard (z. B. NDA Playbook) im Reiter “Review” unter dem Menüpunkt “Benchmark” und lässt das Dokument dagegen prüfen. Danach siehst du die Abweichungen strukturiert – und kannst fehlende oder abweichende Klauseln direkt sauber in Word übernehmen, statt sie aus einer Chatantwort heraus zu kopieren.
Wichtig: Der Mehrwert entsteht nicht durch die reine Liste, sondern dadurch, dass du aus „Erkenntnis“ direkt „Änderung“ machen kannst – ohne Formatierungschaos und ohne dass du in jeder Version alles neu zusammensuchen musst. Und das mit richtiger Formatierung und Nummerierung gleich als Text oder als Markup.
Was das Ergebnis zeigen sollte
Ein gutes Benchmark-Ergebnis sollte dir sehr schnell ein Lagebild geben:
Wie nah ist der Vertrag am Standard? Welche Klauseln fehlen komplett? Wo weicht etwas ab – und ist das kritisch oder nur stilistisch? Ideal ist eine klare Priorisierung, damit du nicht 30 Punkte gleich behandelst, sondern zuerst die Abweichungen adressierst, die den grössten Einfluss auf Risiko, Verhandlung oder Qualität haben.
So kannst du intern auch viel besser kommunizieren: „Wir sind zu 85% am Standard, die restlichen 15% sind bewusste Abweichungen wegen X.“ Das ist operativ nützlich – und hilft auch beim Stakeholder-Management.
Typische Fehler ohne Benchmark
Ohne Benchmark passieren zwei Dinge fast automatisch: Erstens werden Standards inkonsistent. Der eine Associate nutzt eine alte Musterklausel, der nächste eine leicht andere, und irgendwann gibt es zehn „Standards“. Zweitens wird Onboarding schwierig: Neue Teammitglieder können nicht wissen, was „bei uns üblich“ ist, und prüfen entweder zu streng oder zu locker.
Benchmarking wirkt hier wie ein internes Qualitätsnetz. Es sorgt dafür, dass Standards nicht nur existieren, sondern im Alltag tatsächlich angewendet werden – ohne dass jede Person jeden Standard auswendig kennen muss.
Workflow 2: Proofread – Konsistenz, Referenzen und Logik automatisch absichern
Warum Proofreading bei Verträgen mehr ist als Rechtschreibung
Proofread wird oft unterschätzt, weil viele an Grammatik denken. In Verträgen sind die wirklich teuren Fehler aber oft andere: eine Definition ist einmal so und einmal anders, ein Verweis zeigt ins Leere, eine Nummerierung stimmt nicht mehr oder zwei Klauseln widersprechen sich subtil.
Diese Probleme wirken klein, kosten aber enorm: Sie sorgen für Rückfragen, Unsicherheit, unnötige Schleifen – und im Worst Case für Interpretationsspielräume, die du eigentlich vermeiden wolltest.
Die wichtigsten Checks im Alltag
Ein guter Proofread-Workflow konzentriert sich auf die typischen Qualitätsfallen:
Definitionen müssen konsequent gleich verwendet werden. Verweise müssen stimmen – auch nach Änderungen oder Einfügungen. Nummerierung muss sauber bleiben, besonders wenn mehrere Abschnitte verschoben wurden. Und Widersprüche müssen sichtbar werden, etwa wenn eine Klausel eine Laufzeit vorgibt, die an anderer Stelle anders geregelt ist.
Gerade bei langen Dokumenten ist das der Punkt, an dem menschliche Aufmerksamkeit irgendwann nachlässt.
So läuft es in Word ab
Der effiziente Ablauf ist simpel: Proofread findet die Issues, zeigt dir wo sie sind (mit den Locator im Dokument), erklärt kurz warum es ein Problem ist – und bietet eine saubere Korrektur, die du direkt im Dokument übernehmen kannst.
Das Entscheidende ist wieder der Word-Kontext: Wenn Fixes in Word passieren, bleiben Struktur und Format intakt. Du vermeidest es, dass du eine vermeintlich gute Korrektur einfügst und dabei neue Inkonsistenzen erzeugst.
Wann Proofread besonders viel ROI hat
Proofread liefert den höchsten ROI in genau den Situationen, die jeder kennt: sehr lange Verträge, viele Versionen oder knappe Deadlines vor Signing. Gerade kurz vor dem Finalisieren wird oft nur noch „durchgescrollt“, weil alle müde sind und das Dokument “eigentlich fertig” wirkt.
Ein sauberer Proofread-Schritt kurz vor dem Versand ist häufig der Unterschied zwischen „wir sind confident“ und „uns fällt erst nach dem Versand auf, dass…“. Und diese Ruhe ist in der Praxis Gold wert.
Workflow 3: Chat Action – „Füge Klausel XY hinzu“
Der Unterschied: Chat antwortet vs. Chat handelt im Dokument
Viele Tools können dir eine Klausel „ausspucken“. Das ist nett – aber noch kein Workflow. Der wirkliche Durchbruch kommt dann, wenn der Chat nicht nur antwortet, sondern handelt: Er setzt die Klausel an die richtige Stelle, im richtigen Stil, mit korrekter Nummerierung.
Das verändert die Dynamik: Statt „Textvorschläge sammeln“ arbeitest du direkt am Dokument. Der Chat wird zur Assistenz, die dir die Umsetzungsarbeit abnimmt, während du die juristische Entscheidung triffst.
So funktioniert es in Word
Der Ablauf ist bewusst einfach: Du gibst einen Prompt wie „Füge eine Vertraulichkeitsklausel hinzu“ oder „Ergänze Governing Law“ – und ergänzt idealerweise zwei Details: wo sie hin soll und welcher Stil passt (neutral/strenger/balanciert).
Die AI erstellt dann nicht nur den Text, sondern setzt ihn im Dokument ein. Struktur, Nummerierung und Format bleiben erhalten, weil die Änderung Word-native umgesetzt wird. Du prüfst kurz, passt ggf. an – und bist fertig.
Das ist besonders hilfreich bei wiederkehrenden Standard-Bausteinen, die du in vielen Dokumenten brauchst, aber jedes Mal manuell sauber einpassen musst.
FAQ: Die häufigsten Fragen zum CASUS Word Add-in
„Wie sicher ist das?“
Für Verträge gilt: Entscheidend sind Datenflüsse, Speicherung, Zugriffskontrollen und klare Governance. Nutze Legal AI nur in einer Umgebung, die du intern und gegenüber Mandant:innen/Stakeholdern vertreten kannst. Mit CASUS sind deine Daten immer sicher.
„Wie viel Setup braucht es?“
Im Idealfall sehr wenig. Wenn das Tool als Word-Add-in verfügbar ist, sollte die Installation in wenigen Minuten möglich sein – hier findest du die Anleitung für die Installation des CASUS Word Add-in.
„Ersetzt das juristische Prüfung?“
Nein. Legal AI beschleunigt Analyse, Strukturierung und Umsetzung – aber die juristische Bewertung bleibt beim Menschen. Denk an AI als „zweites Paar Augen“ und Workflow-Booster, nicht als Ersatz für Verantwortung und Expertise. Hier findest du einen weiteren Beitrag zu diesem Thema.
„Für welche Teams lohnt es sich zuerst?“
Am schnellsten profitieren Teams, die regelmässig ähnliche Dokumente prüfen und die gleichen Muster immer wieder anfassen: kleine und mittlere Kanzleien, In-House-Teams mit hohem Vertragsvolumen oder Teams mit klaren Playbooks/Standards. Wenn ihr häufig unter Zeitdruck arbeitet, viele Versionen habt oder Standardklauseln ständig neu einfügt, ist der Word-Workflow besonders wertvoll.
