Due Diligence mit KI kann mehr leisten als eine erste Vertragsübersicht. Im Dossier-Chat von CASUS kannst du Transaktionsunterlagen bearbeiten und einen Berichtsentwurf nach einer beigefügten DD-Vorlage erstellen lassen. Entscheidend ist die Trennung: Die Vorlage bestimmt den Aufbau, die Transaktionsunterlagen liefern die Tatsachen. Wesentliche Befunde und ihre rechtliche Bedeutung prüfst du vor der Freigabe am Original.
Der praktische Ausgangspunkt ist vertraut: Du hast einen Prüfauftrag, eine Sammlung unterschiedlich aufgebauter Unterlagen und eine Berichtsvorlage deiner Kanzlei oder Rechtsabteilung. Aus Verträgen, Nachträgen und Korrespondenz soll ein Bericht werden, auf dessen Grundlage das Transaktionsteam weiterarbeiten kann. Eine bloße Zusammenfassung der Dateien reicht dafür nicht.
Dieser Beitrag zeigt einen Arbeitsablauf vom Prüfauftrag bis zum kontrollierten Berichtsentwurf. Das begleitende Beispiel ist fiktiv und erläutert die Methode. Es ist weder ein Kundenfall noch das Ergebnis eines durchgeführten CASUS-Produkttests.
Den Prüfauftrag vor der ersten Frage festlegen
Definiere zuerst, was die Prüfung beantworten soll. Bei einer käuferseitigen Vertragsprüfung interessieren dich möglicherweise Kontrollwechselrechte, wesentliche Kündigungsmöglichkeiten und fehlende Anlagen. Eine Prüfung aus Verkäuferperspektive kann einen anderen Auftrag haben. Der Chat sollte diese Perspektive nicht aus dem Dateinamen ableiten müssen.
Halte mindestens fest:
Transaktion, geprüfte Gesellschaft und Partei-Perspektive;
Rechtsordnung und Prüfungsstichtag;
einbezogene Themen und ausdrücklich ausgeschlossene Bereiche;
welche offenen Punkte für das Transaktionsteam besonders wichtig sind.
Für unser fiktives Beispiel prüfen wir den Erwerb der Nordlicht Komponenten GmbH aus Käuferperspektive. Im Mittelpunkt stehen Kunden- und Lieferbeziehungen. Es geht nicht um eine vollständige gesellschafts-, steuer- oder arbeitsrechtliche Due Diligence. Diese Begrenzung gehört später auch in den Bericht. Bei grenzüberschreitenden Prüfungen legst du die Rechtsordnung je Vertragsbeziehung fest, statt sie aus dem Sitz deines Teams abzuleiten.
Die Transaktionsunterlagen im Dossier vorbereiten
Ein CASUS-Dossier bildet den Arbeitsbereich für die zusammengehörenden Unterlagen und deine Fragen. Bevor du mit der Analyse beginnst, klärst du, welche Dateien zum Prüfbestand gehören und wie sie zusammenhängen.
Im Beispiel besteht der Bestand aus acht Unterlagen: einem Kundenrahmenvertrag, seinem Nachtrag, zwei Lieferverträgen, einer Lizenzvereinbarung, einer Datenschutzvereinbarung, relevanter E-Mail-Korrespondenz und einem Dokumentenverzeichnis. Hinzu kommt die Berichtsvorlage als gesonderte Arbeitsanweisung, nicht als Transaktionsbeleg.
Dateinamen sollten Dokument, Partei und Version erkennen lassen. Prüfe außerdem, ob der Vertrag unterschrieben ist, ob Seiten fehlen und ob der Text zuverlässig lesbar ist. Eine schwer lesbare Passage wird durch das Hochladen nicht automatisch zu einer belastbaren Tatsachengrundlage.
Notiere fehlende Anlagen bereits im Verzeichnis. Ein Vertragsverweis auf ein Service-Level-Agreement bedeutet nicht, dass dessen Inhalt im Dossier vorliegt. Dasselbe gilt für Nachträge, die erwähnt, aber nicht bereitgestellt wurden. Diese Lücken müssen als offene Punkte erhalten bleiben.
Die DD-Berichtsvorlage als Struktur verwenden, nicht als Beleg
Füge eine geeignete Vorlage bei und benenne ihre Funktion ausdrücklich. Sie kann die Kapitelreihenfolge, die Darstellung einzelner Befunde und den Stil vorgeben. Geeignet ist beispielsweise ein Aufbau mit Prüfungsumfang, Executive Summary, Einzelbefunden und offenen Unterlagen.
Eine bereinigte Vorlage ist leichter zu verwenden als ein alter Mandatsbericht. Entferne nach Möglichkeit frühere Parteiennamen, vertrauliche Angaben und nicht mehr benötigte Fallbeschreibungen. Wenn du einen bestehenden Bericht als Muster verwendest, muss dessen Inhalt eindeutig von der neuen Transaktion getrennt sein.
Der Auftrag an den Chat sollte deshalb enthalten:
Verwende die Datei "DD-Berichtsvorlage" ausschließlich für Gliederung, Stil und Darstellungsform. Übernimm daraus keine Parteien, Vertragsdaten, Befunde, Risikoeinstufungen oder Empfehlungen. Die Tatsachengrundlage bilden nur die ausdrücklich bezeichneten Transaktionsunterlagen.
Auch eine leere Musterzeile mit der Bewertung "geringes Risiko" ist keine Vorgabe für den neuen Befund. Fehlen Informationen, sollte der Entwurf die Lücke benennen, statt das Beispiel der Vorlage zu vervollständigen.
Mit begrenzten Prüfaufgaben im Dossier arbeiten
Statt sofort "Erstelle die vollständige Due Diligence" zu verlangen, kannst du wesentliche Themen zunächst einzeln bearbeiten. Dadurch wird nachvollziehbarer, welche Unterlagen eine Aussage tragen und wo du nachfragen musst.
Eine erste Aufgabe im Beispiel lautet:
Prüfe die bereitgestellten Kunden- und Lieferverträge auf Regelungen zum Kontrollwechsel. Berücksichtige zugehörige Nachträge. Nenne für jeden Befund Dokument, Vertragsfassung und genaue Fundstelle. Unterscheide Zustimmungserfordernisse, Informationspflichten und Kündigungsrechte. Kennzeichne unklare Formulierungen und fehlende Unterlagen. Behandle nicht gefundene Regelungen nicht automatisch als ausgeschlossen.
Anschließend kannst du einen Befund vertiefen: Auf welches Ereignis bezieht sich die Klausel? Wird sie durch den Nachtrag geändert? Belegt die Korrespondenz eine erteilte Zustimmung oder lediglich eine Anfrage?
Die Arbeitsanweisung hilft, die Aufgabe zu begrenzen. Sie garantiert nicht, dass jeder relevante Befund erkannt oder korrekt eingeordnet wird. Besonders wichtige Vertragsbeziehungen gehören deshalb auch dann in die gezielte Originalprüfung, wenn die erste Antwort keine Auffälligkeit nennt.
Wesentliche Befunde am Original kontrollieren
Eine Fundstelle ist der Einstieg in die Kontrolle, nicht deren Abschluss. Öffne die genannte Passage und lies den Zusammenhang. Definitionen, Ausnahmen und spätere Änderungen können die erste Zusammenfassung verändern.
Prüfe bei jedem wesentlichen Punkt:
Zuordnung: Betrifft die Quelle die richtige Gesellschaft und Vertragsbeziehung?
Fassung: Sind Nachträge und der maßgebliche Versionsstand berücksichtigt?
Aussage: Trägt der Originaltext tatsächlich die behauptete Verpflichtung oder das Recht?
Vollständigkeit: Fehlen Anlagen oder Informationen, die die Einordnung verändern können?
Bedeutung: Welche Konsequenz hat der Befund für diese Transaktion und den vereinbarten Prüfauftrag?
Trenne dabei Quellenlage und rechtliche Bewertung. Der Vertrag kann ein Zustimmungserfordernis enthalten; ob es bei der vorgesehenen Transaktionsstruktur ausgelöst wird und wie damit umzugehen ist, verlangt eine weitere Prüfung. Eine E-Mail mit dem Betreff "Zustimmung" belegt für sich genommen noch nicht, dass die erforderliche Zustimmung wirksam vorliegt.
Den Umgang mit nicht belegten oder fehlerhaften KI-Aussagen vertieft unser Beitrag zu KI-Halluzinationen und Quellenprüfung.
Einen DD-Bericht im Dossier-Chat nach eigener Vorlage erstellen
Wenn Prüfungsumfang und wesentliche Befunde geklärt sind, lässt du im Dossier-Chat einen Berichtsentwurf nach der beigefügten Vorlage erstellen. Benenne dabei erneut die verwendbaren Dateien und die Grenzen des Auftrags. Frühere Gesprächsergebnisse sollen nicht ungeprüft zu endgültigen Feststellungen werden.
Ein möglicher Auftrag:
Erstelle einen Legal-Due-Diligence-Bericht für den geplanten Erwerb der Nordlicht Komponenten GmbH aus Käuferperspektive. Verwende die beigefügte DD-Berichtsvorlage für Gliederung, Stil und Darstellung.
Berücksichtige ausschließlich die bezeichneten Transaktionsunterlagen und den vereinbarten Prüfungsumfang. Übernimm keine Sachverhalte oder Befunde aus der Vorlage. Belege wesentliche Feststellungen mit Dokument, Vertragsfassung und Fundstelle.
Unterscheide belegte Tatsachen, vorläufige rechtliche Bewertungen und offene Fragen. Nenne fehlende Unterlagen ausdrücklich. Stelle ungeprüfte Annahmen nicht als Ergebnisse dar. Fasse in der Executive Summary die wesentlichen Befunde und offenen Punkte zusammen; sie müssen sich aus den Einzelabschnitten nachvollziehen lassen.
Ein brauchbarer Einzelbefund enthält nicht nur eine Risikofarbe. Er beschreibt die Regelung, ihre Quelle, die mögliche Bedeutung für die Transaktion und den nächsten erforderlichen Prüfschritt. Wenn deine Vorlage mit Risikokategorien arbeitet, gib deren Definitionen vor. Die abschließende Einstufung trifft das verantwortliche Legal Team.
Praxisbeispiel: Nachtrag und fehlende Anlage im Bericht
Im fiktiven Kundenrahmenvertrag ist für einen bestimmten Kontrollwechsel die vorherige schriftliche Zustimmung vorgesehen. Ein späterer Nachtrag nimmt eine ausdrücklich bezeichnete konzerninterne Umstrukturierung davon aus. Aus den bereitgestellten Unterlagen geht nicht hervor, dass der geplante Erwerb unter diese Ausnahme fällt. Eine beigefügte E-Mail bittet um Zustimmung; eine zustimmende Antwort liegt nicht vor.
Ein manuell formulierter Befund für dieses Szenario könnte so aufgebaut sein:
Bestandteil | Inhalt des Beispielbefunds |
|---|---|
Feststellung | Der Rahmenvertrag enthält ein Zustimmungserfordernis. Der Nachtrag regelt eine begrenzte Ausnahme. |
Grundlage | Rahmenvertrag, Klausel 12.3; Nachtrag, Ziffer 2; beigefügte Anfrage per E-Mail. |
Offene Frage | Fällt die konkrete Transaktion unter die Ausnahme? Liegt eine erforderliche Zustimmung vor? |
Nächster Schritt | Transaktionsstruktur prüfen und fehlende Zustimmungsunterlagen anfordern. |
Diese Tabelle ist ein redaktionelles Muster, keine CASUS-Ausgabe. Sie zeigt, warum die Zusammenfassung "Kontrollwechsel unproblematisch" nicht ausreichend wäre.
Zusätzlich verweist der Vertrag auf ein Service-Level-Agreement, das fehlt. Dazu lässt sich noch kein abschließender Befund über vereinbarte Leistungskennzahlen oder Rechtsfolgen formulieren. Der Bericht benennt stattdessen die fehlende Anlage und die davon abhängigen offenen Fragen. Ein ausgefülltes Kapitel ist kein Beweis für eine abgeschlossene Prüfung.
Wann der AI Data Room die Dossier-Arbeit ergänzt
Wenn du dieselben Informationen über zahlreiche Verträge hinweg vergleichen möchtest, kann eine zusätzliche Tabellenanalyse sinnvoll sein. Im CASUS AI Data Room legst du die gewünschten Informationen als Spalten fest und erhältst eine dokumentbezogene Übersicht.
Für die Due Diligence können das etwa Parteien, Laufzeit, Kontrollwechselregelung und Haftungsbegrenzung sein. Die Tabelle unterstützt die systematische Ersterfassung. Auffällige oder besonders wichtige Vertragsbeziehungen prüfst du anschließend vertieft anhand der Unterlagen.
Dossiers und AI Data Room beantworten damit unterschiedliche Arbeitsfragen: Im Dossier bearbeitest du die konkrete Transaktion und erstellst den Berichtsentwurf. Die Tabelle erleichtert den einheitlichen Vergleich wiederkehrender Merkmale. Daraus folgt weder ein automatischer Transfer zwischen beiden Funktionen noch eine vollständige Risikoerfassung.
Bericht, Zugriff und Freigabe kontrollieren
Lies den Bericht nicht nur Abschnitt für Abschnitt, sondern auch quer: Stimmen Executive Summary, Einzelbefunde und Liste der offenen Punkte überein? Ist ein ungeklärter Befund an einer anderen Stelle plötzlich als erledigt dargestellt? Sind alte Namen oder Angaben aus der Vorlage übernommen worden?
Zur Schlusskontrolle gehören außerdem Versionsstand, Fundstellen, Risikoeinordnung und Empfehlungen. Kläre, wer offene Punkte weiterbearbeitet und wer den Bericht fachlich freigibt. Ergänzende Rechtsrecherche sollte von Aussagen über den konkreten Dokumentenbestand erkennbar getrennt bleiben.
Vertraulichkeit beginnt vor dem Upload. Prüfe, welche Unterlagen du für den Auftrag verwenden darfst, wer Zugriff benötigt und welche Vereinbarungen und Sicherheitsanforderungen zu beachten sind. Berücksichtige sensible Informationen auch beim Weitergeben des fertigen Berichts. Die CASUS-Sicherheitsinformationen sind ein Ausgangspunkt für die Anbieterprüfung, kein Ersatz für deine konkrete Freigabeentscheidung.
Wenn du diesen Arbeitsablauf ausprobieren möchtest, kannst du CASUS testen. Beginne mit einem überschaubaren, zulässigen Prüfbestand und einer bereinigten Vorlage. Beurteile den Nutzen daran, ob die Befunde nachvollziehbar sind und wie viel Kontrolle der Berichtsentwurf noch benötigt, nicht allein an seiner Länge oder seinem professionellen Erscheinungsbild.
FAQ
Kann ich im Dossier einen DD-Bericht nach meiner eigenen Vorlage erstellen lassen?
Ja. Du kannst dem Dossier-Chat eine Berichtsvorlage als Vorgabe für Aufbau und Darstellung beifügen und einen Entwurf aus den Transaktionsunterlagen erstellen lassen. Bezeichne ausdrücklich, welche Dateien als Belege dienen und welche nur als Vorlage. Prüfe anschließend Quellen, Bewertungen und offene Punkte.
Kann ich einen Bericht aus einem früheren Mandat als Vorlage verwenden?
Für Aufbau und Stil kann ein bereinigtes Muster hilfreich sein. Frühere Parteiennamen, Sachverhalte und Bewertungen dürfen nicht in die neue Transaktion übernommen werden. Vertrauliche Inhalte sollten nicht unnötig als Beispiel mitgeführt werden. Auch bei klarer Arbeitsanweisung musst du den Entwurf auf solche Übernahmen kontrollieren.
Was unterscheidet Dossiers und AI Data Room bei einer Due Diligence?
Dossiers dienen der Arbeit mit zusammengehörenden Unterlagen, vertiefenden Fragen und Berichtsentwürfen. Der AI Data Room unterstützt die tabellarische Erfassung gleichartiger Informationen pro Dokument. Welche Arbeitsweise passt, hängt von deinem Prüfauftrag ab. Eine vollständige automatische Prüfung oder Synchronisierung zwischen beiden Funktionen folgt daraus nicht.
Was mache ich mit fehlenden Unterlagen oder widersprüchlichen Angaben?
Kennzeichne die Lücke oder den Widerspruch und dokumentiere, welche Aussage davon abhängt. Ein fehlender Nachtrag darf nicht stillschweigend als unveränderter Vertrag behandelt werden. Formuliere eine konkrete Rückfrage und aktualisiere die Bewertung, sobald die maßgeblichen Unterlagen vorliegen.
Ist ein KI-generierter DD-Bericht bereits ein freigegebenes Prüfungsergebnis?
Nein. Ein Berichtsentwurf muss auf zutreffende Quellen, vollständige relevante Unterlagen und tragfähige Bewertungen geprüft werden. Die Executive Summary darf offenen Punkten nicht vorgreifen. Verantwortung, Prüfungstiefe und Freigabe richten sich nach dem vereinbarten Auftrag und bleiben beim verantwortlichen Team.
