Digitalisierung in der Rechtsbranche: Warum es um mehr als Tools geht

Wie gelingt echte digitale Transformation in Kanzleien und Rechtsabteilungen – jenseits von Buzzwords und Tool-Hype? In diesem interaktiven Webinar zeigen Karin Mülchi von Bridge Legal und Fabian Staub von CASUS, warum Kultur, Kommunikation und Klarheit so zentral sind. Wir fassen hier die wichtigsten Key Take Aways nochmals zusammen.

Key Take-Aways auf einen Blick

• Prozess statt Tool: Digitalisierung beginnt bei klar identifizierten Prozessen, nicht beim Softwarekauf.

• Use Cases vor KI-Hype: Zuerst konkrete Probleme und Anforderungen klären, dann KI-Potenziale erheben.

• Klein starten, schnell lernen: Piloten mit klaren Anwendungsfällen schaffen und interne Champions aufbauen.

• Sicherer Einstieg: Stufenweiser Roll-out statt „Big Bang“, um alle sicher mitzunehmen.

• Skalierung, nicht Ersatz: Technik multipliziert Expertise, ohne Anwält:innen zu verdrängen.

• Datenschutz als Dealbreaker: Höchste Sicherheitsstandards und Anwaltsgeheimnis sind unverzichtbar.

• Kontinuierlicher Wandel: über alle Levels das Momentum aufrecht halten.

  
  

Denkfehler beim Projektstart

Karin Mülchi, selbst Anwältin und als juristische Beraterin Begleiterin von digitaler Transformation in Kanzleien und Rechtsabteilungen, erklärt, dass ein häufiger Irrtum darin besteht, Digitalisierung als Selbstzweck zu betreiben. Es werden top-down über die Köpfe der Mitarbeitenden hinweg Tools eingeführt, ohne ein konkretes Problem, konkrete Use Cases oder genaue Prozesse zu identifizieren. Oft wird AI als blosser Hype missverstanden und mit Digitalisierungsprozessen gleichgesetzt. Dabei muss man sich zuerst fragen:

Sind wir überhaupt schon so digital aufgestellt, dass wir die Vorteile von KI nutzen können?

Ohne klare Use Cases und definierte Abläufe bleibt nämlich jede Technologie-Investition wirkungslos.

Häufige interne Widerstände

Die Widerstände für Digitalisierungsprojekte sind vielfältig. Viele sehen ihre Arbeit als zu individuell und zu speziell, um standardisiert werden zu können. Dabei lassen sich gerade Routineprozesse oft vereinheitlichen, ohne die Einzigartigkeit eines einzelnen Falls zu verlieren.

Die Kunst ist es, die Prozesse zu identifizieren, die überall gleich sind, aber dennoch die Individualität eines Falls oder eines Projekts zu ermöglichen.

Ein weiteres Hindernis sind die Kosten. Karin hat hier eine klare Meinung. Ein gutes Produkt habe nun einmal seinen Preis, meint sie. Teuer wird es aber besonders dann, wenn ein Tool mangels definierter Prozesse ungenutzt bleibt.» Deshalb lautet die Devise: Erst Abläufe klären, dann Technologie anschaffen.

Oft hört Karin Sätze wie „Ich habe keine Zeit dafür“ oder „Das ist nur ein Trend, das verschwindet wieder“. Doch gerade jetzt lohnt es sich, sich aktiv mit digitalen Arbeitsweisen auseinanderzusetzen: Übung führt zu Verständnis, und wer früh dran ist, lernt schneller, wo Technik echten Mehrwert liefert und wo nicht.

Prozess vor Tool-Auswahl

Wann ist denn der richtige Zeitpunkt, ein digitales Tool auszuwählen? Karin stellt klar:

Wir gehen nicht shoppen.

Am Anfang sollen folgende Fragen gestellt werden: Wo stehen wir? Was wollen wir? Welche Prozesse haben wir und welche könnenn wir mit einer technologischen Lösung optimieren?  Bevor man also über Software­kauf spricht, sollte man sich im Team auf die internen Abläufe konzentrieren: Welche Schritte lassen sich vielleicht sogar direkt digitalisieren, auch ohne zusätzliche Tools? Erst wenn klar ist, für welchen Use Case und welches Bedürfnis eine Lösung fehlt, macht es Sinn, gezielt einzukaufen.

Warum jetzt starten?

KI ist heute nicht mehr bloss ein Zusatz, sondern ein Muss im juristischen Alltag: die Mitarbeitenden nutzen längst Tools wie ChatGPT im Arbeitsalltag. Deshalb braucht es einen geschützten Rahmen, in dem alle sicher und verantwortungsvoll die Potenziale von KI nutzen können. Und schliesslich dürfen wir die Generation nicht vergessen, die noch Berührungsängste hat: Statt eines grossen „Big Bang“ empfiehlt Karin einen schrittweisen Aufbau, bei dem digitale Anwendungen langsam in den Praxisalltag integriert werden, damit sie wirklich Teil des Arbeitsprozesses werden.

Wer jetzt Erfahrungen sammelt und Kompetenz aufbaut, sichert sich den Vorsprung von morgen.

Pilotprojekte & Champions als Erfolgsfaktoren

Wer klein beginnt und einen klaren Anwendungsfall wählt, hat die besten Erfolgsaussichten: So lässt sich schnell lernen und iterieren. Je stärker dabei die relevanten Nutzer:innen von Anfang an miteingebunden werden, desto mehr interne Champions entstehen, die den digitalen Wandel tatkräftig vorantreiben. Buy-in von der Geschäftsleitung ist selbstverständlich wichtig, doch der Schlüssel zum Projekterfolg liegt darin, die künftigen Anwender:innen von Beginn an mitzunehmen.

Faktoren und Treiber des digitalen Wandels

Der digitale Wandel in Kanzleien und Rechtsabteilungen wird von mehreren starken Kräften gleichzeitig vorangetrieben. Zum einen sorgt der ungebrochene Hype um KI für eine spürbare Dynamik: Neugier und Experimentierfreude steigen, weil die versprochenen Effizienzgewinne und Qualitätssteigerungen greifbar werden. Zum anderen üben Mandant:innen immer höheren Druck aus – sie erwarten heute Innovation, Schnelligkeit und smarte Services. Hinzu kommt ein verschärfter Wettbewerb, bei dem insbesondere grosse, international aufgestellte Kanzleien mit fortschrittlichen Lösungen die Messlatte immer weiter nach oben legen. Gleichzeitig hat die technologische Entwicklung dafür gesorgt, dass immer mehr Einstiegslösungen – wie CASUS – kostenlos oder kostengünstig getestet werden können, sodass sich erste Pilotprojekte unkompliziert realisieren und schnell Erfolge nachweisen lassen.

Change Management als Erfolgsfaktor

Was macht nun ein Digitalisierungsprojekt erfolgreich? Erfolgreiche Digitalisierungsprojekte beginnen nicht mit der Tool-Auswahl, sondern mit dem gemeinsamen Verständnis der aktuellen Arbeitsabläufe. Es sollen alle an den Tisch geholt werden: man sollte mit den Mitarbeitenden über ihre tägliche Arbeit und die zugrundeliegenden Prozesse sprechen, um genau zu verstehen, wo sie stehen und welche Herausforderungen sie sehen. Nur so lassen sich bestehende Abläufe systematisch aufnehmen und gemeinsam optimieren. Ein regelmässiger Austausch sorgt dafür, dass neue Arbeitsweisen Schritt für Schritt adaptiert werden und sich niemand überrollt fühlt. Denn der Mensch ist in Digitalisierungsprojekten der grösste und wichtigste Faktor. Gleichzeitig sollten die hohen Erwartungen, die durch den KI-Hype geweckt wurden, realistisch gemanagt werden: Bevor Mitarbeitende „selbst ausprobieren“, sollte man mit gezielter Weiterbildung und klarem Erwartungsmanagement einen sicheren Rahmen schaffen. Das übergeordnete Ziel bleibt dabei stets:

Ziel soll sein, die juristische Arbeit skalierbar zu machen, nicht Anwält:innen zu ersetzen.

Datenschutz & Datensicherheit: Die unverhandelbare Basis

Sensible Mandant:innen- und Falldaten sind das Herz jeder Kanzlei. Fehlt der Schutz, gilt ein digitales Projekt sofort als gescheitert – so Karin unmissverständlich:

Datenschutz ist der Dealbreaker, wenn er nicht gewährleistet ist.

Deswegen sollte niemand ein Tool in Erwägung ziehen, das nicht höchste Sicherheitsstandards erfüllt und das Anwaltsgeheimnis gewährleistet. Nur auf dieser Basis gewinnt man das Vertrauen aller Beteiligten und legt das Fundament für jede weitere Digitalisierungsinitiative.

Kontinuierlicher Wandel statt IT-Projekt

Abschliessend können wir sagen: Digitalisierung ist kein einmaliges Grossprojekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Man sollte das Thema lebendig halten, indem man sich immer wieder mit neuen Entwicklungen auseinandersetzt. Eine designierte Working Group soll die Prozessanpassungen vorantreiben und Marktneuheiten im Blick behalten. Selbst in Partner-Meetings sollte das Thema präsent sein, damit alle Beteiligten beobachten können, wie sich Technologie weiterentwickelt. Und auch wenn Perfektion verlockend scheint, ist sie nicht das Ziel:

Es muss nicht um Perfektion gehen, sondern um das Momentum. Und dieses Momentum muss man pflegen.